İçindekiler
- Kompakt arşiv sistemi nedir, nasıl çalışır?
- Hangi ofis ve kurumlar kompakt arşiv sistemine ihtiyaç duyar?
- Metrekareden tasarruf: Aynı odada daha fazla klasör nasıl saklanır?
- Ergonomi ve erişim hızında kompakt arşivin katkısı
- Güvenlik, gizlilik ve arşiv ömrü açısından avantajlar
- Projelendirme sürecinde dikkat etmeniz gereken noktalar
- Gama Raf kompakt arşiv projelerini nasıl yönetir?
- Sonuç: Yeni oda açmadan arşiv kapasitesini büyütmek
Kompakt arşiv sistemi nedir, nasıl çalışır?
Kompakt arşiv sistemi, zemine sabitlediğiniz raylar ve bu raylar üzerinde hareket eden arşiv bloklarından oluşur. Önce arşiv odasının boyuna uygun rayları yerleştirirsiniz. Daha sonra klasör raflarını taşıyan blokları bu rayların üzerine oturtursunuz. Bloklar yan yana gelir ve kapalı konumda iken arada neredeyse boşluk kalmaz.
Bir dosyaya ihtiyaç duyduğunuzda ilgili bloğu hareket ettirirsiniz. Krank kolunu çevirirsiniz veya itmeli mekanizma varsa bloğu hafif bir güçle kaydırırsınız. Bloklar sağa ya da sola gider, iki blok arasında yalnızca bir koridor açılır. Böylece klasik sistemde tüm raflar için ayırdığınız koridor yerine, sadece aktif kullandığınız bölge için koridor bırakırsınız.
Gama Raf, kompakt arşiv tasarlarken raf yüksekliğini, klasör derinliğini ve kat başına düşen yük miktarını birlikte değerlendirir. Bu yaklaşım hem sağlam bir yapı ortaya çıkarır hem de günlük kullanımda rahat bir çalışma ortamı sunar.
Hangi ofis ve kurumlar kompakt arşiv sistemine ihtiyaç duyar?
Klasör ve dosya yükü yüksek olan her kurum kompakt arşivden gerçek anlamda fayda görür. Hukuk büroları, muhasebe ofisleri ve insan kaynakları departmanları buna iyi örnek olur. Uzun süre saklamanız gereken sözleşmeler, personel dosyaları ve resmi yazışmalar, klasik dolaplarla kısa sürede yer sorunu yaratır.
Kamu kurumlarında da benzer bir tabloyla karşılaşırsınız. Belediyeler, tapu müdürlükleri, hastaneler ve üniversiteler yıllara yayılan arşivleri tutar. Yeni oda açmak veya farklı bir binaya taşınmak, bütçeyi ve zamanı zorlar. Buna karşılık mevcut odada kompakt arşiv sistemi kurduğunuzda, aynı alan içinde ikinci bir kapasite katmanı elde edersiniz.
Ayrıca büyüyen şirketler de kompakt çözüme yönelir. Üretim firmaları, lojistik şirketleri ve sigorta acenteleri artan müşteri sayısıyla birlikte daha fazla evrakla uğraşır. Bu firmalar kompakt arşiv sayesinde hem ofisin içini sade tutar hem de yasal saklama sürelerine daha rahat uyar.
Metrekareden tasarruf: Aynı odada daha fazla klasör nasıl saklanır?
Kompakt arşiv sisteminin en net artısı, metrekare kazancı sağlar. Klasik sabit raf düzeninde her raf sırasının önüne bir koridor bırakırsınız. Örneğin yan yana beş raf sırası kurduğunuzu düşünelim. Dört raf arasına dört koridor koyarsınız. Bu koridorların her biri aslında boş ve atıl alan anlamına gelir.
Raylı sistemde ise aynı raf sıralarını blok hâline getirirsiniz. Bloklar birbirine yanaşır ve sadece seçtiğiniz blok arasında koridor açarsınız. Bir anda dört koridoru tek koridora indirirsiniz. Böylece daha önce yürüdüğünüz alanı, klasör taşıyan raf yüzeyine dönüştürürsünüz. Sonuçta aynı oda, önceki düzene göre çok daha fazla klasöre yer verir.
Tavan yüksekliği uygunsa kapasiteyi dikey yönde de artırırsınız. Raf yüksekliğini, ulaşılabilir sınırlar içinde yukarı çekersiniz. Blok yapısı yükü raylara eşit biçimde dağıttığı için sistem, yüksek arşivlerde de dengeli davranır. Gama Raf, projede arşiv odasını ölçer, tavan yüksekliğini not eder ve sizin için “metrekare başına klasör” hesabı çıkarır. Böylece tasarrufu rakamla görürsünüz.
Ergonomi ve erişim hızında kompakt arşivin katkısı
Bu sistem yalnızca kapasiteyi artırmaz; aynı zamanda çalışanları da rahatlatır. Klasik arşivde personel oda içinde raf raf dolaşır. Yanlış sıraya girdiğinde geri çıkar, başka bir koridora geçer. Bu hareket, gün boyunca tekrar eder ve ciddi zaman kaybı doğurur.
Kompakt arşivde önce bir yerleşim şeması belirlersiniz. Örneğin blokları yıllara, departmanlara veya konu başlıklarına göre ayırırsınız. Kullanıcı, aradığı dosyanın hangi blokta durduğunu şemadan görür. Hedef bloğu yana açar, tek bir koridorda çalışır ve dosyayı alır. Böylece daha az adım atar ve daha kısa sürede işini tamamlar.
Ergonomi açısından raf yüksekliği de büyük rol oynar. Gama Raf, sık kullanılan klasörleri göz hizasına yakın katlara yerleştirmenizi önerir. Daha eski yıllara ait veya nadiren açtığınız dosyaları üst veya alt seviyelere taşıyabilirsiniz. Bu düzen, hem bel fıtığı riskini hem de günlük yorgunluğu azaltır.
Güvenlik, gizlilik ve arşiv ömrü açısından avantajlar
Arşiv odası sadece depolama alanı değildir; aynı zamanda kurum hafızasını ve çoğu zaman gizli bilgileri barındırır. Bu yüzden güvenlik ve gizlilik, kapasite kadar önemli hale gelir. Kompakt arşiv sisteminde blokları kapattığınızda, raf yüzeyleri yan yana dizilen bir duvar gibi davranır. Rastgele erişim denemeleri bu yüzden zorlaşır.
İsterseniz bazı bloklarda kilitli kapaklar kullanırsınız. Böylece sadece yetkili kişiler bu bölümleri açar. Özellikle personel dosyaları, hukuki evraklar veya ticari sır içeren klasörler için bu özellik önemli bir güvence sağlar. Dışarıdan bakan biri içeride hangi dosyanın durduğunu göremez.
Arşiv ömrü açısından da kompakt yapı ciddi katkı sunar. Klasörler zeminle temas etmez, rastgele istifler oluşmaz. Dosyalar darbe ve ezilme riski taşımayan, düzenli katlarda yer alır. Gama Raf, proje aşamasında raf malzemesini ve yüzey kaplamasını arşivin bulunduğu kata göre seçer. Nem seviyesi yüksek alanlarda farklı, kuru odalarda farklı çözümler önerir. Böylece belgeler daha uzun süre sağlıklı kalır.
Projelendirme sürecinde dikkat etmeniz gereken noktalar
Kompakt arşiv yatırımından önce iyi bir keşif ve planlama yapmanız gerekir. İlk adımda oda ölçülerini toplarsınız. Genişlik, derinlik ve net tavan yüksekliği kadar, kapının yerini, kolon çıkıntılarını ve duvar nişlerini de hesaba katarsınız. Bu detaylar, ray hatlarını ve blokların sayısını doğrudan etkiler.
Daha sonra arşiv yükünü analiz edersiniz. Sadece “kaç klasör var?” sorusuyla yetinmezsiniz. Kutu arşiv kullanıyor musunuz, klasörler dolu mu, raf başına ortalama kaç kilogram düşecek; bu sorulara da net cevap verirsiniz. Bu bilgiler, taşıyıcı profil ve ray kalınlığını belirler. Gama Raf, bu aşamada her raf katı ve her blok için taşıma hesabı yapar.
Son aşamada büyüme planı devreye girer. Arşiv her yıl yeni dosyalar alır. Bugün tam dolu görünen sistem üç yıl sonra yetmeyebilir. Bu yüzden proje sırasında rezerv kapasite konuşmak önem kazanır. Gama Raf, mümkünse odanın bir bölümünde genişlemeye uygun bir hat bırakmanızı önerir. Böylece ileride ek blok eklemek istediğinizde tüm sistemi değiştirmek zorunda kalmazsınız.
Gama Raf kompakt arşiv projelerini nasıl yönetir?
Gama Raf, kompakt arşiv sistemini sıradan bir dolap olarak görmez. Her projede önce kurumun arşiv alışkanlığını anlamaya çalışır. Hangi belgeleri aktif kullanıyorsunuz, hangileri daha çok arşiv rolü taşıyor, hangi departman arşive en sık giriyor; ekip bu tür sorular sorar.
Sonrasında arşiv odasında keşif yapar. Zemin yapısını inceler, ölçü alır ve mevcut rafları değerlendirir. Bu geziden sonra birden fazla yerleşim senaryosu hazırlar. Senaryolarda blok sayısı, koridor konumu, raf yüksekliği ve derinliği değişebilir. Siz bu seçenekleri, kapasite ve kullanım konforu açısından karşılaştırırsınız.
Proje netleştiğinde teknik ekip taşıma kapasitesi hesabını tamamlar, üretim ve montaj programını çıkarır. Raylar zemine sabitlenir, bloklar yerlerine oturur ve hareket mekanizmaları testten geçer. Teslim sırasında Gama Raf, kullanıcı personele kısa bir eğitim verir. Hangi bloğu kim kullanacak, kilitleri kim yönetecek, yıllık bakımda hangi noktaları kontrol edeceksiniz; bu başlıkların hepsi bu eğitimde netleşir.
Yeni oda açmadan arşiv kapasitesini büyütmek
Sonuç olarak kompakt arşiv sistemleri, ofis ve kurum arşivlerinde hem kapasiteyi hem düzeni aynı anda güçlendiren bir çözümdür. Sabit rafların tükettiği koridor alanını geri kazanırsınız. Aynı odada daha fazla klasör saklarsınız, dosya bulma süresini kısaltırsınız ve çalışanlarınız daha düzenli bir ortamda çalışır.
Yeni bir arşiv odası aramadan önce mevcut alanı doğru değerlendirmeniz büyük avantaj sağlar. Gama Raf ile birlikte yapacağınız bir keşif ve projelendirme çalışması sayesinde, kompakt arşiv sisteminin size ne kadar ekstra kapasite kazandıracağını net rakamlarla görebilirsiniz. Böylece arşiv yatırımı için hızlı değil, hesaplı ve uzun vadeli bir karar verirsiniz.
Daha fazla bilgi ve teklif almak için iletişme geç
